Política de tratamiento de datos personales
Vigente desde el 7 de octubre de 2026. Elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.
1.Quién responde por tus datos
El responsable del tratamiento es Coldevs S.A.S., identificada con NIT 901.378.652, con domicilio en la carrera 53 #74-69, Bogotá D.C., Colombia. Omnia Commerce es el nombre comercial del servicio que prestamos.
Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales puedes escribirnos a manuel920419@gmail.com.
2.Dos papeles distintos, y la diferencia importa
Omnia es una herramienta que usan comercios para atender a sus propios clientes. Eso nos pone en dos posiciones diferentes frente a la ley, y conviene que sepas en cuál estamos respecto de tus datos.
- Somos responsables de los datos de las personas que usan la plataforma —dueños de tienda, asesores, administradores— y de quienes nos escriben desde esta página.
- Somos encargados de los datos de los clientes finales de cada comercio: sus compradores, las personas que les escriben por WhatsApp o Instagram. En ese caso el responsable es el comercio, no nosotros. Tratamos esos datos siguiendo sus instrucciones, y es el comercio quien debe haber obtenido la autorización del titular.
Si eres cliente de un comercio que usa Omnia y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte a ese comercio directamente, o escribirnos a nosotros y nosotros lo canalizamos con él.
3.Qué datos tratamos
De quienes usan la plataforma
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Nombre y correo electrónico | Crear la cuenta, iniciar sesión y comunicarnos contigo |
| Contraseña cifrada | Autenticación. No se almacena en texto plano ni podemos leerla |
| Comercio al que perteneces y tu rol | Determinar a qué información puedes acceder |
| Plan contratado y estado de la suscripción | Saber qué funciones tienes habilitadas. El cobro lo hace Shopify: Omnia no recibe ni almacena datos de tarjeta |
De los clientes finales del comercio
| Dato | De dónde viene |
|---|---|
| Nombre, teléfono y correo electrónico | Pedidos de Shopify y conversaciones de WhatsApp o Instagram |
| Dirección y ciudad | Pedidos de Shopify y datos de envío |
| Fecha de cumpleaños, notas y etiquetas | Las registra el comercio en la ficha del cliente |
| Historial de pedidos y montos | Shopify |
| Contenido de las conversaciones | WhatsApp Business e Instagram |
| Identificadores de Shopify e Instagram | Evitar fichas duplicadas de una misma persona |
4.Para qué usamos esta información
- Prestar el servicio: reunir pedidos y conversaciones en un solo lugar y mostrar la ficha de cada cliente.
- Permitir que el comercio responda mensajes desde la plataforma.
- Hacer funcionar el asistente automático que responde consultas y recomienda productos del catálogo del comercio.
- Enviar las campañas que el comercio configure a los segmentos que el comercio defina.
- Generar guías de envío cuando el comercio lo solicite.
- Cobrar la suscripción y llevar la contabilidad.
- Mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales.
No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines publicitarios propios, y no usamos los datos de los clientes de un comercio para beneficiar a otro.
5.Con quién compartimos la información
Solo con proveedores necesarios para que el servicio funcione, y únicamente con lo mínimo que cada uno requiere:
| Proveedor | Qué recibe |
|---|---|
| Amazon Web Services | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos |
| Meta Platforms | Mensajes que se envían y reciben por WhatsApp Business e Instagram |
| Shopify | Consultas de pedidos, clientes y productos de la tienda conectada, y el cobro de la suscripción, que factura Shopify directamente al comercio |
| Anthropic | Contenido de los mensajes necesario para generar la respuesta del asistente |
| Coordinadora | Nombre, dirección y teléfono del destinatario, solo al generar una guía de envío |
6.Tus datos salen del país
Nuestra infraestructura está alojada en Estados Unidos, en la región us-east-1 de Amazon Web Services, y los proveedores de la sección anterior operan también fuera de Colombia. Esto constituye una transferencia internacional de datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Al aceptar esta política autorizas esa transferencia. Trabajamos únicamente con proveedores que mantienen estándares de seguridad equivalentes o superiores a los exigidos por la normativa colombiana.
7.Cuánto tiempo conservamos los datos
- Mientras el comercio mantenga activa su cuenta en Omnia.
- Al cancelar, conservamos la información 30 días por si el comercio quiere reactivarse o exportar sus datos. Pasado ese plazo la eliminamos.
- La información de facturación se conserva el tiempo que exige la normativa tributaria y contable colombiana, con independencia de lo anterior.
- Si un titular solicita la supresión de sus datos, procedemos según la sección 8 sin esperar a esos plazos.
8.Tus derechos como titular
La Ley 1581 de 2012 te reconoce el derecho a:
- Conocer qué datos tuyos tratamos y cómo.
- Actualizar y rectificar los que estén incompletos o equivocados.
- Solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal de conservarlos.
- Revocar la autorización que nos diste.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos, escríbenos a manuel920419@gmail.com indicando tu nombre, tu identificación y qué solicitas. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
Para borrar tu información, en eliminación de datos explicamos el procedimiento paso a paso.
9.Cómo protegemos la información
- Todo el tráfico viaja cifrado con HTTPS.
- Las credenciales de las integraciones se guardan cifradas y separadas del código.
- Cada comercio accede únicamente a sus propios datos: la separación está impuesta en la base de datos, no solo en la pantalla.
- Los mensajes entrantes se verifican criptográficamente para confirmar que vienen realmente de Meta o de Shopify.
- El acceso del equipo a datos de producción está restringido a lo necesario para operar el servicio.
10.Cambios a esta política
Si la modificamos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Cuando el cambio sea sustancial, avisaremos a los comercios con cuenta activa por correo electrónico antes de que entre en vigor.